rozwiązania dla firm · automatyzacja biura
Automatyzujemy obieg dokumentów, faktur, akceptacji i raportów oraz przepływ danych między systemami. AI stosujemy tylko tam, gdzie trzeba przeczytać i zrozumieć treść.
co automatyzujemy
Każdy krok procesu dostaje najtańsze narzędzie, które wykona go przewidywalnie: regułę, kod, AI albo człowieka.
Dokumenty i wiadomości same trafiają we właściwe miejsce: odczytanie, klasyfikacja i przypisanie do sprawy zamiast ręcznego przepisywania.
Faktury kosztowe i sprzedażowe, dopasowanie płatności z wyciągów bankowych i rozliczenia. Kwoty zawsze liczy kod, nie model.
Wnioski, zatwierdzenia i przekazania między osobami według jasnych reguł, z terminami i śladem, kto co zatwierdził.
Zestawienia, które dziś ktoś składa ręcznie z kilku plików, powstają automatycznie z danych źródłowych.
Integracje przenoszą dane między programami firmy bez kopiowania i przepisywania.
zasada
Reguła i kod są tańsze od AI i zawsze dają ten sam wynik. Dlatego AI dostaje tylko te kroki, których reguły nie udźwigną.
Przypisanie dokumentu według nadawcy, termin akceptacji, próg kwoty, przeniesienie danych do innego programu: takie kroki wykonuje reguła albo kod.
AI dostaje dokumenty o zmiennym formacie i treść do zrozumienia: faktury od różnych dostawców, pisma i wiadomości od klientów.
Sumy, rozliczenia i dopasowanie płatności liczy deterministyczny kod, nie model. Te same dane zawsze dają ten sam wynik.
Odczyt z niską pewnością albo przypadek spoza reguł trafia do osoby z zespołu razem z tym, co już odczytano. Każda decyzja zostawia ślad.
dowód: własne produkty
Dokumenty przychodzą przez wgranie pliku, e-mail i import wyciągów bankowych. AI czyta je, klasyfikuje i księguje w trybie wybranym przez klienta: automatycznym, który klient sam włącza, albo z zatwierdzeniem jednym kliknięciem. Podatki, VAT i ZUS liczy deterministyczny silnik, a przypadki z niską pewnością trafiają do człowieka.
Poznaj QkwitBrokik rozlicza czynsz i media razem z fakturami, a zarządcy importują wyciągi bankowe zamiast je przepisywać. Asystent konfiguracji przygotowuje dane nieruchomości i najemców, ale niczego nie zapisuje bez zatwierdzenia.
Poznaj Brokikjak pracujemy
Siadamy z osobami, które wykonują pracę, i rozpisujemy proces krok po kroku: skąd przychodzą dokumenty, kto je sprawdza i dokąd trafiają dane.
Każdemu krokowi przypisujemy regułę, kod, AI albo człowieka i wybieramy jeden proces na start.
Automatyzujemy go od początku do końca na Waszych dokumentach i sprawdzamy, ile ręcznej pracy znika, zanim dołożymy następny.
Pilnujemy działania automatyzacji, poprawiamy reguły, gdy zmieniają się dokumenty albo przepisy, i dokładamy kolejne procesy.
Przykład: faktura kosztowa przychodzi e-mailem. Reguła przypisuje ją do działu według nadawcy, AI odczytuje z niej pozycje i kwoty, kod sprawdza sumy i dopasowuje płatność z wyciągu, a fakturę z niezgodną kwotą dostaje do sprawdzenia osoba z działu finansów.
pytania
Te, które często się powtarzają i mają jasne reguły: obieg faktur kosztowych, przypisywanie korespondencji, cotygodniowy raport składany z tych samych plików. Zaczynamy od jednego takiego procesu i automatyzujemy go od początku do końca, zanim dołożymy następny.
Nie. Najpierw sprawdzamy, czy krok wykona reguła albo kod: przypisanie dokumentu według nadawcy, terminy akceptacji, przenoszenie danych między programami. AI dołączamy tam, gdzie trzeba przeczytać dokument o zmiennym formacie albo zrozumieć treść wiadomości.
Deterministyczny kod, nigdy model AI. AI może odczytać kwotę z dokumentu, ale sumy, dopasowanie płatności i rozliczenia liczy i sprawdza kod, więc te same dane zawsze dają ten sam wynik. Tak działa Qkwit: podatki, VAT i ZUS liczy silnik, nie model.
Trafia do osoby z zespołu razem z tym, co już odczytano, i z informacją, czego brakuje. Progi pewności i kolejkę wyjątków projektujemy od początku, a każda decyzja zostawia ślad: kto, kiedy i na jakiej podstawie.
Nie. Automatyzacja pobiera dane z programów, których już używacie, i zapisuje wynik tam, gdzie pracuje zespół. Wymiana systemu to osobna decyzja, której automatyzacja nie wymusza.
z bloga
Automatyzacja procesów
Back office w każdej firmie jest pełen powtarzalnej pracy, ale nie każdy proces ma taki sam potencjał na automatyzację z AI. Uszeregowaliśmy kandydatów według tego, gdzie reguły są jasne i wolumen wysoki — nie według tego, co najbardziej irytuje zespół.
Automatyzacja procesów
Wdrożenie AI rzadko wykłada się na samym modelu. Wykłada się na integracji — na tym, że dane leżą w trzech różnych systemach, które ze sobą nie rozmawiają. To najczęstszy powód, dla którego dobrze zapowiadający się projekt utyka na kilka miesięcy.
Automatyzacja procesów
Kiedy firma pierwszy raz daje AI dostęp do swoich danych, pytanie o bezpieczeństwo pojawia się zawsze — i słusznie. Nie chodzi o to, żeby się bać, tylko o to, żeby ustawić kilka konkretnych zasad, zanim AI dostanie dostęp do czegokolwiek.
